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判断-概括-重构,让你的团队轻松达成共识!

作为团队讨论的引领,最难的并不是理解每位发言者的内容和观点,而是如何在大家表达不在同一维度时,引导大家向同一方向努力,最终达成一致。要达成这种功力,就需要在理解的基础上进行提炼总结并重构。

判断:搭建更为结构化的逻辑

尽管在识别对方观点时,我们已经对发言者的结构进行了梳理和扩展,但由于大家习惯了感性的表达,即使得出结构也未必有效,其中最主要的原因之一是没有判断之前的结论是否能够被理由和事实所支撑。同时,对于不擅长结构思考的人,我们需运用判断的方法,关注其观点并有效传递其结论。

演绎判断法:避免逻辑跳跃

作为主持人,需要对大家的发言结构进行逻辑判断,避免发言者的结论和理由之间出现逻辑跳跃。比如:

发言者:他在学生时代一直是学生会主席,所以适合做项目负责人。

在上述发言中,对方明显忽略了“为什么做学生会主席就适合做项目的负责人”的原因。此时,主持人需要帮助他找到所忽略的理由。

主持人:为什么做过学生会主席,就适合做项目负责人呢?
发言者:因为学生会主席的综合能力比较强。
主持人:嗯,所以你的观点是综合能力强,所以适合做项目负责人吗?

可见,这是个运用演绎的方式来判断和检验对方表达的典型例子,分别满足了大前提、小前提和结论。

大前提:综合能力强的人,适合做项目负责人。

小前提:他做过学生会主席,综合能力强。

结论:他适合做项目负责人。

这就是典型的演绎三段论——从普遍性理论知识出发,去识别特殊现象的一种论证和推理方法。作为主持人注意可以从哪些方面帮助发言者理清表达的逻辑结构。在发言者运用演绎论证时(有可能他自己不知道正在用的就是演绎),经常出现的问题是不能从前提中推断出结论来,比如:

大前提:所有福特汽车都是汽车。

小前提:我有一辆汽车。

结论:因此,我有一辆福特汽车。

该段论证完全不合逻辑,因此主持人需要时刻抱着一种怀疑的态度去审视大家的发言。

归纳判断法:着眼于错误的共同点

归纳是指从许多个别事物中概括出一般性概念的推理方法。当发现发言者运用归纳的方式证明自己结论时,需要注意归纳论证是否理性。比如:

男孩:你如果不嫁给我就会有生命危险。
女孩:为什么?
男孩:三年前,我跟一个女孩求婚,她没同意,结果她死了;两年前我跟一个女孩求婚,她没同意,结果也死了。所以你要是不嫁给我,就会有生命危险。

之所以选择这样一个极端不切合实际的案例,是因为如此运用归纳的方式得出结论的场景其实在日常生活中常常发生。如何让运用归纳论证的发言者表达更有效?其中有个重要的方式是判断有无正确寻找到归纳的共同点。在归纳的过程中,结论会随共同点的不同而变化。比如:

理由1:喝啤酒会醉

理由2:喝香槟会醉

结论:喝含有碳酸的饮品会醉。

很明显,这个相当荒谬的推断是因为在归纳时把注意力放到了不合适的共同点上所造成的。所以作为主持人,当发言者因此得出错误结论时,需要引导其将注意力放到除此之外的共同点上。

确认清楚因果关系

我们需要避免出现“在此之后,因此之故”的推理。例如:

古时候,很多地方遇到旱灾时会选择用活人献祭的方式求雨,在献祭了几个活人之后,真的下雨了。于是人们得出结论:献祭求雨有用。所以在以后遇到不下雨的情形,就选择献祭活人。

无论在演绎法还是归纳法中,这种问题都非常容易出现。造成这种情况的原因有很多种,比如原因和结果之间的混淆、忽略了重要原因等。因此,主持人要全面检查发言者的结构,以确保从事实到理由、从理由到结论的正确性。

发言者:这事肯定行不通,因为之前提过不了了之。
主持人:之前提过不了了之,这事就一定行不通吗?

概括:用简单方式统一认知

使用上述几种判断的方法,发言者能够清晰表达结构,而主持人还需要对大家的发言内容进行简单的概括,让参会者统一认知,为未来的共识打下基础。

将忽略模糊不清的词语具体化

为了进一步概括清楚发言者的含义,主持人需要对模糊不清的词汇进行具体化处理。这种模糊的词汇非常多,需要特别注意五种。

●含糊不清式表达:沟通不到位、管理能力未能发挥、没有很好的落实等;

●带有情绪的表达:需要诚心诚意的沟通、很明显意愿不足等;

●带有歧义的词汇:自由、成功、平等等;

●说不说没差别的词汇:推动、强化、落实、贯彻等;

●数量相关的词汇:多与少等;

当遇到类似的模糊表达时,主持人应及时提出问题,让发言者的表述具体化。

主持人:所谓管理能力未能发挥,具体指的是什么?
主持人:你刚才提到的“公平”具体是什么意思?

保留主语和谓语,删除无用信息

主持人需要在限定的字数和时间内,简练概括发言者所表述的内容,其中最简单的方法是保留主语和谓语,删除不相关的要素。

与结论无关的内容:根据结构思考力以上统下的原则,在概括时,但凡跟结论无关的理由、依据和论述都可以大胆删除。

具体的数值和事例:为了证明理由和结论的具体数值和事例,在概括时可以省略。

修饰语和连词等:删除“特别”“非常”“绝对”等用于调整语调和鼓舞情绪的修饰语,对原本的含义不会有任何影响。

改用简单方式进行概括

当通过上述方法对对方的发言完成具体化和简化后,需要用最简练的语言对发言内容进行概括。

发言者:很多公共游泳池并不能严格遵守卫生法,为水生细菌的感染提供了空间,导致公共游泳池已经成为了一个健康隐患。研究表明,60%的公共游泳池不能保证水里的氯含量达到正常水平,很多游泳者在使用公共泳池以后就开始患病。
主持人:你是从公共游泳池氯含量不达标和已造成很多人患病两个方面,说明公共游泳池已经成为了一个健康的隐患吗?

重构:重新分类梳理观点

理解环节让每个人的发言都更清晰,但常由于缺少一个共享结构,难以总结出结论并达成共识。这时,主持人的任务就是在重构环节中,归纳总结所有人的发言成果,分类、排序得出结论。

在讨论过程中,大家一般不会只针对一个主题展开,通常能够在30分钟内整理出几十条要点。采用分类中MECE等方法就可以重新梳理这些观点。

人力资源部正在对解决国际事业部提出的“如何制定中长期规划解决人才流失”问题进行讨论,最后得出了以下意见:

1.派员去国际业务部作已流失人员调查,并分析原因;

2.派员做一份同行业薪金水平调查,对比分析国际业务部薪金水平情况;

3.派员与流失人员面谈,了解流失原因;

4.指定人员到国际业务部听取意见,草拟适合公司特点的中长期人才规划;

5.修改完善员工培训管理规划,重点突出英语培训;

6.派员与财务等部门沟通,了解公司工资承受能力,决定国际业务部人员薪金提升幅度的可能性;

7.建立吸引员工、留住人才的机制;

8.关于国际业务部从在校学生中招聘难的问题,可适当扩大招聘范围和招聘方式,制定新的招聘制度。

如果再继续讨论下去,可能会继续得出N条解决方案,但这些对要解决的问题没有任何帮助。因此,会议的主持人需要对上述方案进行重构,梳理各观点的分类,最终得出 “从多个方面了解情况,并采取相应措施解决人才招聘难和流失率高的问题”的结论(见图表1)。

图表1 利用重构方法得出的观点结论

重构环节在符合“论、证、类、比”四个核心原则的基础上,分别从纵向结构、横向结构对结论进行梳理。通过该环节,整理所有人的观点,可以看清整个讨论框架,并找出需补充观点之处,这就是重构在会议讨论中发挥的重要作用。